POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ EN MATIÈRE DE TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL POUR LES CLIENTS ET LES FOURNISSEURS
La présente note d’information (ci-après, « politique de confidentialité ») concerne le traitement de vos données à caractère personnel effectué par Dr. Vranjes Firenze S.p.A., dont le siège social est sis Via S. Pertini, 5 - Lieu-dit Antella 50012 Bagno a Ripoli (FI), Italie, N° de TVA 01648260, adresse e-mail info@drvfirenze.com (ci-après, le « responsable du traitement »), conformément au Règlement UE 2016/679 (ci-après « RGPD »).
1. Identité et coordonnées du responsable du traitement
Le responsable du traitement étant établi sur le territoire italien, aucun représentant n'a été désigné.
2. Coordonnées du DPD
Le responsable du traitement a désigné un délégué à la protection des données (« DPD ») conformément à l'art. 37 du RGPD. Le DPD peut être contacté à l'adresse suivante : dpo@drvfirenze.com
3. Données de tiers
Si le client et/ou le fournisseur doit communiquer des données à caractère personnel de tiers, de ses employés et/ou collaborateurs au responsable du traitement, aux fins de l'exécution du contrat, le client et/ou le fournisseur doit en informer les personnes concernées, leur remettre la présente politique de confidentialité et, le cas échéant, obtenir leur consentement.
4. Finalités du traitement et base juridique du traitement
Les données à caractère personnel seront traitées pour les finalités suivantes :
- a) pour des finalités contractuelles et/ou liées à l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande spécifique, ainsi que pour remplir toute obligation légale liée à ces finalités. Dans ce cas, la base juridique est la nécessité de procéder au traitement aux fins de l'exécution du contrat et/ou de la gestion des relations précontractuelles.
- b) pour vous envoyer des communications de prospection, des newsletters et du matériel publicitaire, par le biais de systèmes de contact traditionnels et de systèmes informatiques automatisés, y compris des communications commerciales ou promotionnelles par e-mail ou SMS, ou pour réaliser des recherches et des analyses de marché. La base juridique du traitement est le consentement, exprimé conformément à la politique de confidentialité.
- c) pour des activités visant à déterminer vos habitudes et préférences à l'aide de traitements de profilage, en vue de vous offrir un service personnalisé. La base juridique est votre consentement, exprimé conformément à la politique de confidentialité. En ce qui concerne les données à caractère personnel traitées, leur fourniture n'est pas une obligation contractuelle. Vous êtes libre de fournir ou non ces données. En cas de non-fourniture de ces données, la Société ne pourra pas vous proposer de service personnalisé ;
- d) pour des finalités liées aux obligations légales connexes. La base juridique du traitement est l’obligation légale du responsable du traitement de traiter les données à caractère personnel conformément à la législation applicable.
5. Comment exprimer votre consentement ?
Si nécessaire, vous pouvez exprimer votre consentement en signant un document papier ou électronique, ou en cochant des cases dédiées.
6. Modalités de traitement et logique
- En ce qui concerne les données à caractère personnel traitées et conservées pour les finalités visées au point a), numéro 4 de la présente politique de confidentialité (finalités contractuelles et précontractuelles), le traitement sera effectué sur support papier, à l'aide de logiques automatisées et de logiciels de gestion de type CRM, afin de permettre une exécution optimale des obligations contractuelles.
- En ce qui concerne les données à caractère personnel traitées pour les finalités visées au point b), numéro 4, de la politique de confidentialité (finalités de marketing), le traitement sera effectué via des logiciels d'emailing.
- En ce qui concerne les données à caractère personnel traitées pour les finalités visées au point c) numéro 4 (profilage), le traitement sera effectué via des logiciels de type CRM permettant de définir vos goûts et vos préférences afin de vous offrir des services et des communications personnalisés. Pour plus de détails, veuillez vous reporter au point suivant de la politique de confidentialité.
- En ce qui concerne les données à caractère personnel traitées et conservées pour les finalités visées au point d), numéro 4 (finalités légales), le traitement sera effectué sur support papier, à l'aide de logiques automatisées et de logiciels de gestion de type CRM, afin d'assurer une gestion optimale du respect des obligations légales.
7. Prise de décision automatisée et profilage
Si vous consentez au traitement de vos données à caractère personnel afin de bénéficier de services personnalisés, celles-ci pourront faire l'objet d'une prise de décision automatisée à l'aide d'un algorithme spécifique qui déterminera les communications les mieux adaptées à votre profil ou susceptibles de vous intéresser le plus. À titre d'exemple, ce traitement peut entraîner l'envoi de communications commerciales hautement ciblées, de remises, d'invitations à des événements jugés intéressants, etc.
Conformément à l'article 22 du RGPD, vous avez le droit :
- d’obtenir une intervention humaine dans la prise de décision de la part du responsable du traitement ;
- d’exprimer votre point de vue ;
- d’obtenir une explication quant à la décision prise par le responsable du traitement ;
- de contester la décision en question.
8. Source d'où proviennent les données à caractère personnel
Seules les données fournies conformément à la présente politique de confidentialité seront traitées. Les données à caractère personnel issues de sources accessibles au public ne seront pas traitées.
9. Destinataires et catégories éventuelles de destinataires des données à caractère personnel
Les destinataires des données à caractère personnel peuvent être :
- des sociétés qui offrent des services de la société de l'information, notamment, celles qui offrent des services d'hébergement ;
- des cabinets d'audit ;
- des sociétés partenaires du responsable du traitement.
10. Catégories de données
Les données à caractère personnel traitées comprendront, à titre d'exemple non limitatif, les données personnelles et les coordonnées. En aucun cas les données particulières visées à l'article 9 du RGPD ne pourront être traitées.
11. Transfert des données
Le responsable du traitement a l’intention d'effectuer un transfert de données à caractère personnel vers des entités établies dans un pays tiers à l'Union européenne ou à une organisation internationale. À titre d'exemple, ces entités peuvent être :
- des sociétés de communication qui effectuent des activités de communication pour le compte du responsable du traitement ;
- des prestataires de services de la société de la communication ;
- des filiales et/ou des sociétés mères.
Le transfert de données à caractère personnel vers ces entités, lorsqu'elles sont établies dans un pays tiers ou à une organisation internationale, est effectué en présence d'une décision d'adéquation de la Commission européenne, qui a vérifié que le pays tiers, le territoire ou un ou plusieurs secteurs déterminés au sein du pays tiers, ou l’organisation internationale en question, garantissent un niveau de protection adéquat des droits. En tout état de cause, et s'il le juge opportun, le responsable du traitement se réserve le droit de conclure des accords spécifiques avec ces entités, les obligeant à adopter des mesures de sécurité adéquates, y compris des mesures organisationnelles, afin de garantir le respect des droits. Les données pourront ainsi être transférées vers les pays suivants : États-Unis d’Amérique, Royaume-Uni, Japon. Si vous souhaitez obtenir une copie de ces données ou savoir où elles ont été rendues accessibles, il vous suffit d'envoyer une demande au responsable du traitement à l'une des adresses indiquées au début du présent document.
12. Durée de conservation des données à caractère personnel
- Les données à caractère personnel traitées et conservées pour les finalités visées aux points a) et d), numéro 4 (finalités contractuelles et précontractuelles et respect des obligations légales) sont traitées et conservées par le responsable du traitement conformément à la législation en vigueur, et en tout état de cause pendant une durée n'excédant pas 10 ans à compter de la fin des effets du contrat en cas de conclusion de celui-ci, sauf obligation légale contraire ;
- Les données à caractère personnel traitées pour les finalités visées au point b) numéro 4 de la présente politique de confidentialité (finalités de marketing) sont traitées et conservées par le responsable du traitement jusqu'à ce que vous demandiez leur effacement et/ou leur retrait, en tant que personne concernée ;
- Les données à caractère personnel traitées pour les finalités visées au point c) numéro 4 (finalités de détermination des préférences) sont traitées et conservées par le responsable du traitement pendant une période n'excédant pas 12 mois à compter de leur collecte.
13. Caractère facultatif du consentement et conséquences du défaut de consentement
- En ce qui concerne les données à caractère personnel traitées pour les finalités visées au point a) numéro 4 de la présente politique de confidentialité (finalités contractuelles et précontractuelles), leur fourniture est obligatoire. Si vous ne communiquez pas ces données à caractère personnel, aucun contrat ne pourra être conclu.
- En ce qui concerne les données à caractère personnel traitées pour les finalités visées au point b), numéro 4, de la présente politique de confidentialité (finalités de marketing), leur fourniture n'est pas une obligation contractuelle. Vous êtes libre de fournir ou non ces données. Si vous ne communiquez pas ces données à caractère personnel, le responsable du traitement ne pourra effectuer aucune activité de marketing.
- En ce qui concerne les données à caractère personnel traitées pour les finalités visées au point c) numéro 4 de la présente politique de confidentialité (finalités de détermination des préférences), leur fourniture n'est pas une obligation contractuelle. Vous êtes libre de fournir ou non ces données. Si vous ne communiquez pas ces données à caractère personnel, la Société ne pourra effectuer aucune activité de profilage.
- En ce qui concerne les données à caractère personnel traitées pour les finalités visées au point d), numéro 4, de la présente politique de confidentialité (obligations légales), leur fourniture est une obligation légale.
14. Droit d'opposition
La personne concernée dispose d'un droit d'opposition selon les termes suivants :
- Le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point e) ou f) du RGPD, y compris un profilage fondé sur ces dispositions. Le responsable du traitement ne traite plus les données à caractère personnel, à moins qu'il ne démontre qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
- Lorsque les données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection, la personne concernée a le droit de s'opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel la concernant à de telles fins de prospection, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection ;
- En cas d'opposition au traitement à des fins de prospection, les données à caractère personnel ne sont plus traitées à ces fins. Il est précisé que la personne concernée peut exercer, en tout ou en partie, son droit d'opposition au traitement de ses données à caractère personnel aux fins susmentionnées, par exemple en s'opposant uniquement à l'envoi de communications promotionnelles par procédés automatisés et/ou numériques ou par voie postale ;
- Lorsque des données à caractère personnel sont traitées à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques en application de l'article 89, paragraphe 1 du RGPD, la personne concernée a le droit de s'opposer, pour des raisons tenant à sa situation particulière, au traitement de données à caractère personnel la concernant, à moins que le traitement ne soit nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public.
15. Autres droits
Le responsable du traitement souhaite également vous informer que vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès : la personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès auxdites données à caractère personnel et à des informations spécifiques, conformément à l'article 15 du RGPD ;
- Droit de rectification : la personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, la personne concernée a le droit d'obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire, conformément à l'article 16 du RGPD ;
- Droit à l'effacement des données, y compris le droit de retrait du consentement : la personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant et le responsable du traitement a l'obligation d'effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais, ou de retirer son consentement, lorsque les motifs définis à l'article 17 du RGPD s’appliquent. En ce qui concerne le droit de retrait, la personne concernée a également le droit de retirer son consentement à tout moment, sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement donné avant le retrait ;
- Droit à la limitation du traitement : la personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement lorsque les éléments définis à l'article 18 du RGPD s'appliquent ;
- Droit à la portabilité des données : la personne concernée a le droit de recevoir les données à caractère personnel la concernant qu’elle a fournies au responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et a le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle, dans les cas et conditions prévus à l'article 20 du RGPD ;
- Droit d'opposition du contractant aux communications commerciales : le contractant a le droit de s'opposer, à tout moment et gratuitement, à la réception de communications commerciales.
16. Exercice des droits
Les demandes d'exercice des droits mentionnés dans la présente politique de confidentialité, notamment le droit à l’effacement et le droit de retirer le consentement donné, doivent être soumises directement au responsable du traitement à l'adresse e-mail privacy@drvfirenze.com. Il est également possible d'exercer ces droits en envoyant une lettre recommandée avec accusé de réception au siège du responsable du traitement.
17. Accessibilité de la politique de confidentialité
La politique de confidentialité est disponible auprès du responsable du traitement. Sur demande expresse, les informations peuvent également être fournies oralement, à condition que l'identité de la personne concernée soit prouvée par une demande téléphonique adressée aux coordonnées du responsable du traitement.